TÍNH NĂNG VÀ GIẢI PHÁP KẾT NỐI HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI IP

I. MÔ HÌNH KẾT NỐI TỔNG ĐÀI IP

1. Mô hình kết nối tổng thể
2. Mô hình kết nối quản lý tập chung sử dụng 1 tổng đài cho nhiều chi nhánh

 

3. Mô hình kết nối quản lý nhiều tổng đài các tổng đài các chi nhánh thành 1 hệ thống.

II. CÁC LOẠI ĐẦU SỐ KẾT NỐI BƯU ĐIỆN VÀ GIẢI PHÁP

1. Các loại đầu vào

A. Đầu vào analog

• Đây là các đầu số điện thoại truyền thống, mỗi số điện thoại cố định được kéo đến từ các nhà cung cấp số như VNPT, Viettel…,

Nhược điểm:

• Mỗi đường dây chỉ 1 cuộc gọi đồng thời, gọi đến bị hiện tượng báo bận không gọi được
• Gọi đi mỗi lúc hiển thị 1 số khác nhau
• Gọi đến bị trễ chuông từ 1 đến 3 hồi bên trong mới đổ chuông
• Dịch chuyển văn phòng là mất số

B. Đầu vào E1

• Được kéo bởi 1 đường cáp đến các công ty,

Nhược điểm

• Chi phí lắp đặt ban đầu đắt: Khoảng 5-6 triệu
• Chi phí hàng tháng duy trì: 1 triệu
• Dịch chuyển văn phòng là mất số nếu không làm dịch vụ được với bưu điện

Ưu điểm

• Gọi 30 cuộc gọi đồng thời
• Gọi đi chỉ hiển thị 1 số duy nhất

C. Đầu vào ip siptrunk (Hiện tại chỉ có FPT và CMC cung cấp)

• Số điện thoại được sử dụng qua đường cáp quang (đường mạng internet)

Ưu điểm

• Gọi đi và gọi đên không bao giờ bị báo bận
• Gọi đến không bị trễ chuông
• Dịch chuyển vị trí văn phòng đến bất kỳ địa điểm nào không bị gián đoạn thoại

2. Các thiết bị đầu cuối

• Điện thoại IP và phần mềm softphone trên PC/Smartphone: Kết nối trực tiếp vào mạng LAN, Internet là sử dụng được ngay, không cần kéo dây,
• Điện thoại analog: Cần card chuyển đổi analog để sử dụng

3. Các phần mềm mở rộng phát triển

• Các phần mềm chăm sóc khách hàng

 

III. CÁC MODEL TỔNG ĐÀI IP GRANDSTREAM

1. Các model tổng đài

• UCM6102 – Dung lượng 2 đường vào bưu điện, 2 máy lẻ analog, 500 máy lẻ IP, Hỗ trợ Siptrunk FPT 30 cuộc gọi đồng thời, 2 cổng mạng, 1 khe cắm thẻ nhớ, 1 cổng cắm ổ cứng
• UCM6104 – Dung lượng 4 đường vào bưu điện, 2 máy lẻ analog, 500 máy lẻ IP, Hỗ trợ Siptrunk FPT 45 cuộc gọi đồng thời, 2 cổng mạng, 1 khe cắm thẻ nhớ, 1 cổng cắm ổ cứng
• UCM6108 – Dung lượng 8 đường vào bưu điện, 2 máy lẻ analog, 500 máy lẻ IP, Hỗ trợ Siptrunk FPT 60 cuộc gọi đồng thời, 2 cổng mạng, 1 khe cắm thẻ nhớ, 1 cổng cắm ổ cứng
• UCM6116 – Dung lượng 16 đường vào bưu điện, 2 máy lẻ analog, 500 máy lẻ IP, Hỗ trợ Siptrunk FPT 60 cuộc gọi đồng thời, 2 cổng mạng, 1 khe cắm thẻ nhớ, 1 cổng cắm ổ cứng
• UCM6510 – Dung lượng 2 đường vào bưu điện, 1 luồng E1, 2 máy lẻ analog, 2000 máy lẻ IP, Hỗ trợ Siptrunk FPT 200 cuộc gọi đồng thời, 2 cổng mạng, 1 khe cắm thẻ nhớ, 1 cổng cắm ổ cứng

1. 2. Các chức năng chính có sẵn

• Kết nối gọi miễn phí giữa các chi nhánh, kết nối với tổng đài Panasonic KX-NS300
• Lời chào gọi đến đa kênh đa cấp không giới hạn, lời chào tùy biến được
• Không cần đi dây điện thoại, chạy sẵn trên nền mạng LAN với PC (1 dây LAN dùng chung cho cả PC và IP phone)
• Chức năng ghi âm máy lẻ, đường vào -> đồng bộ ra PC
• Chức năng call center login/logout nhóm tư vấn khách hàng
• Log cuộc gọi lưu trên tổng đài (không cần PC tính cước riêng) Chế độ tự động thống kê báo cáo gửi qua email

IV. CHI TIẾT TÍNH NĂNG CAO CẤP HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI IP GRANDSTREAM

1. Thiết lập tổng đài Call center

Với đầy đủ các tính năng

– Cuộc gọi vào cho nhóm call center sẽ được phân phối đều cho các máy trả lời, cho phép login/logout khỏi nhóm.

– Cho phép ghi âm tự động đến nhóm này

– Cho phép chuyển cuộc gọi, giữ cuộc gọi khi đang đàm thoại và khách nghe nhạc chờ tùy chọn

– Cho phép phát thông báo khi đi ra ngoài hoặc hết giờ, ngoài giờ làm việc

– Cho phép chuyển cuộc gọi ra di động…

– Thiết lập đường dây nóng cho khách hàng than phiền, thông báo các sự cố, dịch vụ….

– Cho phép nghe xen nghe nén các cuộc gọi

– Chứ năng login và logout vào nhóm tư vấn khách hàng

2. Tính năng hiển thị số: Tất cả được tích hợp sẵn gọi nội bộ và gọi từ ngoài vào
3. Tính năng đổ chuông song song: Vừa đổ chuông máy lẻ vừa đổ chuông trên di động hoặc máy điện thoại bất kỳ bạn tùy chọn,

Ví dụ bạn thông thường hay ở ngoài văn phòng làm việc, để tránh bị mất cuộc gọi thì đây là 1 tính năng tuyệt vời cho bạn nhận được cuộc gọi mọi lúc mọi nơi

4. Tính năng hội nghị:

– Hôi nghị thoại audio: Tổng đài IP cho phép nhiều người tham gia họp hội nghị đồng thời, cho phép trên 10 người tham gia họp cùng nói chuyện miễn phí qua mạng LAN/IP/Internet… Các cuộc họp quan trọng cho phép ghi âm lưu lại,

Điều khiển cuộc họp hội nghị thật đơn giản với 1 phím bấm

 

– Hội nghị thoại Video call: Hỗ trợ support hội nghị thoại video 3 bên, tương lai cho phép hôi nghị lên tới 9 bên đồng thời

 

5. Tính năng fax:

 

– Fax đến: Bạn không cần phải thiết kế riêng 1 máy fax, – Các bản fax đến sẽ được tự động lưu trên tổng đài và gửi vào email của bạn.

– Fax đi: Đơn giản bạn log vào hệ thống và gửi fax đi trực tiếp từ tổng đài bằng cách send file cần fax

6. Tích hợp sẵn lời chào IVR đa cấp: Tính năng này cho phép người dùng gọi vào truy cập từng cấp dịch vụ như dịch vụ (Tương tự 1800/1900)

ví dụ: Cảm ơn quý khách gọi đến số hỗ trợ dịch vụ Thiên An Minh, xin vui lòng bấm số máy cần phục vụ

Số 1: Các chương trình khuyến mãi, nếu bạn bấm số 1 thì tiếp tục

Số 11: Tư vấn tổng đài Panasonic

Số 12: Tư vấn tổng đài IP

Số 13: Tư vấn về camera quan sát

….

Số 2: Chương trình hỗ trợ bảo hành cho khách hàng

Số 3: Tư vấn về dịch vụ lắp đặt thiết bị viễn thông (khi khách bấm số 3 thì truy cập lời chào tiếp theo)

Số 4: Tham gia phòng họp hội nghị trực tuyến

…

Số 9: Hỗ trợ nhân viên trực tuyến

7. Không phải chạy dây hệ thống mạng điện thoại riêng nếu sử dụng điện thoại IP:

Hãy quên ngay hệ thống dây rợ điện thoại phức tạp đi và sử dụng nền tảng mạng LAN có sẵn là bạn đã tiết kiệm được 50% chi phí cho tổng đài rồi. Một dây LAN sử dụng cho cả IP phone và máy tính luôn, thật là tiện lợi.

8. Mở rộng thật đơn giản không giới hạn:

– Chi cần mua điện thoại IP cắm vào mạng là dùng được ngay

– Đối với điện thoại analog thì mua card analog để mở rộng

9. Đơn giản khi thay đổi vị trí người sử dụng, di chuyển văn phòng:Không cần thiết lập lại, cắm vào là chạy như cũ.
10. Sử dụng điện thoại IP không dây qua wifi ở mọi lúc mọi nơi: Như tại văn phòng, ở quán cafe, siêu thị, nhà xưởng, bạn có thể thoại mọi nơi mọi lúc như nội bộ
11. Sử dụng điện thoại di động như 1 máy lẻ trên tổng đàiđể gọi nội bộ. Bạn đang sử dụng điện thoại IPhone, máy tính bảng, máy di động hệ điều hành android bạn có thể sử dụng các phần mềm gọi điện thoại miễn phí để thực hiện các cuộc gọi nội bộ mọi lúc mọi nơi.

12. Sử dụng phần mềm softphone cài trên máy tínhđể sử dụng như 1 máy lẻ ở mọi lúc mọi nơi không giới hạn vị trí không gian và khoảng cách như 1 máy lẻ của tổng đài.

13. Tính năng mạng tổng đài IP:

– Thông thường các tổng đài analog như Panasonic KX-TDA100D, siemens hipath 1150, 1190 việc kết nối các hệ thống tổng đài này với nhau là rất khó khăn, phức tạp và tốn kém nhưng đối với tổng đài IP thì bạn không phải thêm 1 chi phí nào cả, tất cả đã được tích hợp sẵn bạn chỉ cần thiết lập kết nối là được.

– Công ty bạn nhiều chi nhánh, việc kết nối các tổng đài IP thành hệ thống mạng nội bộ thật đơn giản mà không phải đầu tư thêm bất kỳ 1 khoản chi phí về phần cứng và phần mềm nào cả

– Công ty bạn trong tương lai sẽ mở rộng về dung lượng, việc mở rộng tổng đài IP cũng tương đối đơn giản và dễ trong việc quản lý.

14. Tính năng remote extension:Bạn là người thường xuyên di chuyển, hay đi công tác xa, bạn muốn thoại nội bộ thật đơn giản chỉ cần đăng ký 1 tài khoản trên tổng đài IP và sử dụng với phần mềm softphone là được.
15. Nhạc nền, nhạc chờ:Để giúp khách hàng thật thoải mái khi gọi tới công ty bạn, bạn kích hoạt chế độ nhạc chờ bằng những bản nhạc tùy chọn. Bạn muốn thử nghe gọi ngay số điện thoại 04 7300.5055 để test thử xem nhé.
16. Chặn cuộc gọi đến:Bạn thường xuyên bị 1 số điện thoại khác gọi đến chào hàng mời sử dụng dịch vụ trong khi bạn đang rất bận, bạn có thể cho các số điện thoại đó vào danh sách đen, khi số đó gọi đến thì báo bận.
17. Công ty bạn là công ty thương mại phân phối sản phẩm, khách hàng đại lý lớn, vì vậy khi đại lý gọi đến để tránh qua nhiều khâu trung gian bạn có thể định tuyến cuộc gọi của đại lý đó vào thẳng phòng quản lý đại lý và trước khi chuông reng bạn có thể nhìn thấy thông tin về cuộc gọi đó là ai đang gọi tới 1 cách đơn giản (thêm phần mềm)
18. Nhận cuộc gọi ở xa:Bạn hay di chuyển, công tác để tránh mất cuộc gọi thì bạn sử dụng tổng đài IP bạn có thể nhận được cuộc gọi bất kỳ đâu hoặc chuyển các cuộc gọi của bạn vào voicemail và bạn có thể check được voicemail bất kỳ thời gian nào.
19. Bạn muốn thoại Video thì tổng đài VoIPcũng hỗ trợ luôn rồi nhévà cũng không phải thêm chi phí gì cả
20. Tính năng ghi âm cuộc gọi: Cho phép thiết lập ghi âm cho bất kỳ số máy lẻ nào bạn muốn

– 3Gbyte trong tổng đài sẵn cho file ghi âm

– Cho phép lưu qua thẻ nhớ SD hoặc ổ cứng gắn ngoài qua cổng USB trên tổng đài

– Cho phép backup tự động các file ghi âm ra máy tính định kỳ theo ngày

21. Log chi tiết các cuộc gọi được lưu ngay trên tổng đài, không cần thêm PC để kết nối lưu trữ, cần lúc nào thì export dữ liệu ra excel với chi tiết các cuộc gọi hay thiết lập báo cáo tự động gửi vào email
22. Kết nối các phần mềm CRM quản lý thông tin khách hàng

– Phần mềm quản lý khách hàng

–  Phần mềm quản ly taxi

– Nhiều phần mềm khác…

23. Backup dữ liệu tự động ra PC

– Hệ thống cho phép backup tự động file ghi âm, log cuộc gọi vào bất kỳ PC nào

– Hệ thống cho phép tự động gửi báo cáo cuộc gọi hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng vào email bất kỳ

24. Tuyệt vời với tính năng call back

Ví dụ: Bên bạn hỗ trợ nhân viên trong các cuộc điện thoại nhân viên gọi về, thì hệ thống tự động ngắt cuộc gọi và gọi lại cho nhân viên hoàn toàn tự động.

25. Chức năng bệnh viện – Gọi y tá

Đây là chức năng tự động gọi y tá khi bệnh nhân cần gọi y tá, chỉ cần nhấc điện thoại lên hoặc bấm loa ngoài thì hệ thống tự động call ngay cho y tá mà không cần phải bấm bất kỳ phím nào,

26. Chức năng video call – giám sát giữa bảo vệ tòa nhà và các hộ gia đình cho các trung cư cao tầng

Mỗi khi có khách đến gặp, bảo vệ call lên các căn hộ và từ căn hộ ta cỏ thể nhìn thấy ai đến gặp mình ngay trên màn hình điện thoại, có đồng ý gặp hay không

27. Paging thông báo sử dụng cho nhà xưởng, tòa nhà cao tầng…

Cho phép phát thông báo cho bất kỳ khu vực nào mong muốn

28. Giám sát cuộc gọi các máy lẻ
29. Nghe xen, nghe nén cuộc gọi đang đàm thoại

– Bạn có thể nghe trực tiếp các cuộc gọi của nhân viên đang đàm thoại

– Bạn có thể nhẩy vào cuộc gọi của nhân viên và khách hàng đang đàm thoại để nói chuyện tay ba

– Bạn có thể đẩy nhân viên ra để nói chuyện trực tiếp với khách hàng

30. Kết nối camera và cảnh báo

Khi trong vùng quan sát có truy cập trái phép hệ thống tự động chụp hình gửi vào email hoặc lưu tại server đồng thời gọi điện cho người quản lý

31. Kết nối hệ thống camera trên 1 hệ thống

– Ứng dụng cho hệ thống thông báo

Cấu hình trọn bộ thiết bị tổng đài 8 line vào – 208 line máy nhánh:

HÃY GỌI NGAY CHO CHÚNG TÔI ĐỂ ĐƯỢC PHỤC VỤ TỐT NHẤT 
CÔNG TY THIÊN LONG PHƯỚC – PHÒNG KINH DOANH :
Địa chỉ : 269 A, Lê Văn Lương, P. Tân Quy, Quận 7, HCM
Điện thoại : (08) 6298 9903 – 22291575 – 6262 1569 
Hotline _ Mobile: 0966.7777.39
Mr.Hiệp_ Mobile: 0909.228.349
Ms.Dung _ Mobile: 0909.144.100
Website: www.thienlongphuoc.com